Produktivitätstipps für selbstständige Mütter

damit du mit weniger Zeit deine Ziele erreichen kannst

Ich habe festgestellt, dass wir selbstständige Mütter anders arbeiten müssen.
Der Spruch: „Wir haben alle gleich viel Zeit. Wir nutzen sie nur anders.“, trifft es wie den Nagel auf den Kopf. Morgens sind wir Unternehmerin und am Nachmittag Spielgefährtin, Vorleserin, Trostspenderin, Mutmacherin, Hausaufgabenhilfe, Chauffeur, oder  …
Wir müssen, die Zeit, die wir zum Arbeiten zur Verfügung haben, effektiv nutzen und achtsam mit uns umgehen.
Aus diesem Grund habe ich für dich meine Produktivitätstipps zusammen getragen, damit du auch mit wenig Zeit deine Ziele erreichen kannst. 

Vorbereitung

Tracke eine Woche lang deine Zeit und schreib dir auf, was du machst und wieviel Zeit du dafür benötigst. Das hilft dir eine realistische Zeitplanung zu machen.

Am besten du machst die Wochenplanung immer am Freitag oder am Sonntagabend.

1. Tages- und Wochenplanung

Schreibe dir zunächst alle Aufgaben auf, die in dieser Woche anstehen. Das kann einfach auf einem Blatt Papier sein, in einem Worddokument, in einer Trello-Liste oder …

2. Priorisiere

Was möchtest du in einem Jahr erreicht haben? Was musst du dafür machen, um dieses Ziel zu erreichen? Breche diese Aufgaben runter in Quartals-, Monats- und Tagesziele. Schau dir jetzt deine Aufgabeliste an. In den meisten Fällen sind nicht alle Aufgaben gleich viel wert. Überlege dir, welche EINE Aufgabe dich tatsächlich deinem Wochenziel näherbringt, damit du dein Monatsziel erreichst.

Lege nun eine To-do Liste mit den priorisierten Aufgaben an. Verteile die Aufgaben über die Woche.

3. Zeitrahmen setzen

Wenn du als Vorbereitung eine Woche lang deine Zeit getrackt hast, weißt du nun so ungefähr, wie lange welche Aufgabe tatsächlich dauert.
Setze dir Zeitrahmen, wann du welche Aufgabe erledigen möchtest. Ganz wichtig: Halte dich an diesen Zeitrahmen. Hier gilt das Parkinsonsche Gesetz. „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Wenn du dir keinen Zeitrahmen setzt, lässt du dir beliebig viel Zeit für das Schreiben eines Blogartikels, lässt dich zwischendurch ablenken, denn du hast ja keine klare Deadline. Wenn du dir allerdings ein Zeitfenster setzt, in dem dein Blogartikel fertig werden muss, dann schaffst du das in der Regel auch.

Lange Zeit habe ich immer nur in meinem Business gearbeitet, also meine Kunden glücklich gemacht. Ich habe keine Zeit eingeplant, um mein Business tatsächlich voranzubringen.
Aus diesem Grund setze ich meine Zeitfenster neuerdings so, dass ich bis Mittag Zeit für mein Business einplane. Ich möchte bis zum Mittag 1-2 strategische Aufgaben abarbeiten – z.B. Blogartikel und Newsletter schreiben, Pläne für Produkte und Launches entwickeln, etc. Am Nachmittag widme ich mich dann konkreten Kundenprojekten.

Plane auch Zeitfenster für das Lesen und Bearbeiten von E-Mails ein. Du kannst nicht auf jede einzelne E-Mail antworten, wenn sie in dein Postfach flattert, das reißt dich jedes Mal aus deinem Fokus.
Wenn du dir die Zeitrahmen setzt, dann schau dir unbedingt Punkt 4 bis 7 an.

4. Time Batching

Erledige ähnliche Aufgaben in einem Rutsch. Du möchtest Grafiken für Social Media erstellen? Dann erstelle nicht jeden Tag eine, sondern setze dir das Zeitfenster so, dass du sie alle an einem Tag erstellst. Dadurch entstehen weniger Reibungsverluste. Du hast bereits die Software offen, suchst passende Bilder, hast dich in das Thema hineingedacht, etc. Falls du das nicht in einem Rutsch erledigst, musst du jeden Tag von vorne beginnen und verlierst Zeit.

5. Better done than perfect

Lege deinen Perfektionismus ab. Wenn du die Aufgabe in deinem zuvor definierten Zeitfenster erledigen möchtest, darfst du nicht auf Perfektionismus setzen. Verstehe mich nicht falsch. Erledige deine Aufgaben gut und zügig, aber sehr gut ist in vielen Fällen nicht nötig. Dein Perfektionismus sorgt dafür, dass du ewig für die Erledigung der Aufgabe brauchst.  Du wirst sehen, wie gut du dich fühlen wirst, wenn du die Aufgabe überhaupt erstmal erledigt hast. Wenn ich im Nachhinein noch weitere Ideen oder Gedanken dazu bekomme, wie ich Sachen besser machen kann, dann notiere ich sie mir in einem Trello- bzw. Asana-Board. Ich plane dann wiederum Zeitfenster ein, um bestehende Produkte, Freebies, Webseiten, etc. zu optimieren und greife dann auf meine Ideenliste zurück.

6. Eat the frog first

Mir geht es so, dass ich diese eine Sache, die mich tatsächlich weiterbringt, oftmals vor mir herschiebe und ich lieber sämtliche andere Sachen erledige. Meinen Rechner aufräume zum Beispiel. Bringt mich das auf Dauer weiter? Nein! Prokrastination bzw. Aufschieberities sorgt eher dafür, dass du irgendwann vor einem Berg von Arbeit stehst und, dass sich dieser Rückstau immer weiter erhöht. Die aufgeschobenen Aufgaben spuken ständig in deinem Kopf umher. Ständig etwas im Hinterkopf zu haben bedeutet, dass du dich nie 100% konzentrieren und fokussieren kannst. Erledige also diese eine Sache als Erstes.

7. Deep Work

„Deep Work“ bedeutet nichts anderes als „konzentriert arbeiten“. Richte ein Zeitfenster ein, indem du richtig konzentriert und ungestört arbeiten kannst. Wenn du eine Lerche bist und am frühen Morgen, wenn noch alle anderen schlafen richtig gut arbeiten kannst, dann stehe 1-2 Stunden eher auf und erledige in dieser Zeit die eine Sache, die dich weiterbringt.

Wenn du lieber abends so richtig fokussiert arbeiten kannst, dann blocke dir ein entsprechendes Zeitfenster am Abend. Wichtig ist, dass du nicht komplett gegen deinen natürlichen Biorhythmus handelst, aber überwinde deine Komfortzone. Natürlich bleibe ich am Morgen gern im kuscheligen Bett. Ich weiß allerdings auch, dass ich abends echt k.o. bin und den Rechner nicht noch mal an mache. Also verlasse ich meine Komfortzone und stehe am Morgen lieber 1-2 Stunden eher auf, um die Zeit effektiv zu nutzen.

Sag in dieser Zeit den Zeitdieben wie Social Media, Handy, E-Mails, etc. den Kampf an. Ich habe z.B. sämtliche Social-Media-Apps von meinem Handy geworfen. Außerdem nutze ich das Firefox Add-On „News Feed Eradicator“. Der sorgt dafür, dass wenn ich Facebook öffne kein Newsfeed erscheint, der mich ablenkt. Über die blaue Navigation werden mir dennoch die Benachrichtigungen angezeigt, sodass ich trotzdem mitbekomme, wenn jemand in meine Gruppen postet.

8. Promodoro

Manchmal habe ich Probleme von jetzt auf gleich konzentriert zu arbeiten. Damit mir das leichter fällt, nutze ich die Promodoro-Technik. Dafür arbeite ich 25 Minuten (1 Promodoro) ohne jegliche Ablenkung an einem Thema. Vorher überlege ich mir, was ich in einer Promodoro schaffen möchte. Nach den 25 Minuten kann ich 5 Minuten Pause machen, um z.B. im Internet zu surfen, mir etwas zu trinken zu holen oder … Nach 4 Promodiri erfolgt eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten.

Für die Promodoro Methode gibt es übrigens zahlreiche Apps, die wie ein Timer arbeiten und dir anzeigen, wann die Pausen und Arbeitszeiten um sind.

9. Eliminieren, delegieren und automatisieren

Zur Vorbereitung hast du dir notiert, wie viel Zeit du für welche Aufgaben benötigst. Jetzt mal Hand aufs Herz:  Möchtest du weiterhin wirklich alle diese Aufgaben selber machen oder gibt es welche, die du am liebsten los werden möchtest? Für mich stand von Anfang an fest, dass ich z.B. meine Buchhaltung auslagern möchte.

Was ich dir damit sagen möchte ist, dass du nicht erst einen riesen Umsatz haben musst, um auszulagern. Ein Profi kann einige Aufgaben viel schneller erledigen als du. In dieser Zeit kannst du dich wieder den Aufgaben widmen, die dich tatsächlich weiterbringen.

Überlege dir:

• Welche Aufgaben möchte ich komplett abgeben.
• Welche Aufgaben sind unnötig und möchtest du in Zukunft eliminieren.
• Welche Aufgaben kannst du automatisieren. Verwende z.B. einen Online-Termin-Buchungskalender. Das erleichtert dir und deinen Kunden die Terminfindung. Das entsprechende Gespräch kann über Zoom stattfinden. Mit der Terminbestätigung kann gleich ein festgelegter Link zum Zoom-Raum verschickt werden.
• Welche Angebote möchtest du in Zukunft automatisiert verkaufen.

Das gilt übrigens auch für zu Hause. Gibt es regelmäßig darüber Streit, wer was im Haushalt macht? Ich weiß, der zerrt an deinen Nerven. Hast du schon mal darüber nachgedacht eine Putzfee zu engagieren? Auch das ist weniger kostenintensiv, als du im ersten Moment denkst und verschafft dir auch wieder freie Zeit.

10. Sag häufiger nein

Ich bin mir sicher, dass du regelmäßig viele Anfragen bekommst. Aber bringen dich alle diese Anfragen DEINEM großen Ziel näher? Trau dich bei unpassenden Anfragen häufiger nein zu sagen. Denk immer dran. Ein ja zu jemand anderem ist immer ein nein zu dir selbst.